Platform privacy

Onze platforms zijn ontworpen om te voldoen aan de privacywetgeving in Europa en Singapore, met robuuste beveiligingsmaatregelen die – in overeenstemming met de AVG (EU) en de PDPA (Singapore) – de bescherming van persoonsgegevens waarborgen. Hieronder leggen we uit hoe we dit realiseren.   Versie februari 2026

Gebruikersvoorwaarden

De webmaster (beheerder) van het platform kan gebruikersvoorwaarden opstellen, waarna deze door deelnemers moeten worden geaccepteerd.

Deelnemersgegevens

Actieve deelnemers  We verzamelen minimaal het e-mailadres van actieve deelnemers, dat nodig is voor toegang tot het platform. Deelnemers kunnen hun profiel aanvullen met aanvullende gegevens, afhankelijk van de richtlijnen van hun organisatie. Je hebt te allen tijde het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je recht op dataportabiliteit: het verkrijgen van je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

Inactieve deelnemers  Aan deelnemers kan de status “inactief” worden toegewezen. Inactieve deelnemers hebben geen toegang meer tot het platform. Alleen via de webmaster (beheerder) kan de toegang worden gereactiveerd.

De profielgegevens van inactieve deelnemers zijn alleen inzichtelijk voor de webmaster (beheerder); normale gebruikers kunnen alleen de naam, de profielfoto en de op het platform geleverde bijdragen zien.

Als een deelnemer inactief is op het platform, kan het account worden verwijderd. In dat geval worden alle persoonlijke gegevens geanonimiseerd en blijft alleen de inhoud die de deelnemer heeft bijgedragen zichtbaar, zonder dat deze nog te herleiden is tot de deelnemer. Gebruikersstatistieken  Er worden statistieken bijgehouden van het gebruikersverkeer op het platform. Het gaat hierbij om de bijdragen van gebruikers, zoals het plaatsen van bestanden en reacties, of het bijhouden van leerresultaten. Ook gegevens over het aantal bezoekers en de interactie op pagina’s worden bijgehouden.

Ongepaste inhoud  De aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid van online platformaanbieders worden op Europees niveau geregeld door de Digital Services Act. Het platform biedt leden daarom de mogelijkheid om bepaalde inhoud als ongepast te markeren.

Cookies

Onze applicaties maken gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform. Deze cookies omvatten:

  • e-mail: Maakt het gemakkelijker om bij een volgend bezoek in te loggen.

  • locale: Bewaart je taalvoorkeur.

  • session en server: Zorg ervoor dat je ingelogd blijft tijdens je sessie.

  • timezone: Zorgt ervoor dat data en tijden correct worden weergegeven voor jouw tijdzone.

Beveiliging van de infrastructuur

Het platform is ontwikkeld door Fellow Digitals. Fellow Digitals ontwikkelt sinds 1997 applicaties gericht op het samenwerken en ontwikkelen van medewerkers. Beveiliging heeft altijd de hoogste prioriteit voor Fellow Digitals. Wij voldoen aan de strengste normen voor informatiebeveiliging, en beschikken over de ISO 27001-, NEN 7510- en ISO 27701-certificeringen. Onze systemen worden regelmatig geaudit om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de laatste wet- en regelgeving en om potentiële kwetsbaarheden proactief aan te pakken.

Voor de hosting van haar platformen maakt Fellow Digitals gebruik van de diensten van Exonet. Exonet is een Nederlandse hostingprovider. Zij maakt gebruik van datacenters in Nederland en – voor klanten in Azië – in Singapore. Er is een aparte uitwijkomgeving beschikbaar in geval van calamiteiten. Exonet is ISO 27001, ISO 9001 en NEN 7510 gecertificeerd.

Toelichting op AI-toepassingen

De AI Act 

De Europese verordening voor kunstmatige intelligentie, ofwel de Artificial Intelligence Act (AI Act), is in 2024 door het Europees Parlement aangenomen en in werking getreden. De AI Act is bedoeld om vertrouwen te bevorderen door de veiligheid van AI-systemen op de Europese markt te waarborgen, en daarbij grondrechten en EU-waarden te respecteren. Het idee daarbij is om kunstmatige intelligentie te reguleren via een op risico gebaseerde aanpak. In de AI Act worden AI-systemen in vier risicocategorieën ingedeeld:

  • Onaanvaardbaar risico: Deze AI-systemen zijn verboden. Denk aan AI-systemen die menselijk gedrag kunnen beïnvloeden. 

  • Hoog risico: Binnen deze categorie vallen systemen die als risicovol worden gezien en bijvoorbeeld gebruikt worden in het onderwijs, kritieke infrastructuurnetwerken of bij wetshandhaving. Het gebruik van deze systemen is onderhevig aan strenge regels.

  • Beperkt risico: Een voorbeeld van een AI-systeem met een beperkt risico is een chatbot. Er moet hierbij rekening gehouden worden met de risico’s die kunnen ontstaan en voor deze systemen geldt een transparantieverplichting. Mensen moeten worden geïnformeerd als ze met een AI-systeem met beperkt risico in contact zijn.

  • Minimaal risico: Deze AI-systemen kunnen volgens bestaande wetgeving worden ontwikkeld en gebruikt. In de voorgestelde verordening worden er geen aanvullende eisen aan gesteld. Voorbeelden van AI-systemen met een minimaal risico zijn spamfilters en zoekmachines.

De AI-systemen die we inzetten vallen onder de categorie “beperkt risico” zoals gedefinieerd door de Europese AI Act. Fellow Digitals past uitsluitend AI-systemen toe in de categorie “beperkt risico” en voert geen AI-toepassingen uit die onder de categorie “hoog risico” of “verboden” vallen. Dit betekent dat we transparant zijn over de inzet van AI en dat we je altijd informeren wanneer je via ons platform met een AI-systeem interactie hebt. 

Functionaliteiten 

In onderstaande functionaliteiten biedt Fellow Digitals ondersteuning middels AI-systemen:

Vertalingen  Voor vertalingen worden DeepL en – voor klanten in Azië – Google Translate gebruikt, AI-aangedreven services voor het genereren van vertalingen, op basis van teksten die door gebruikers zijn ingevoerd. Deze diensten worden gebruikt wanneer de gebruiker de vertaalknop activeert. Gegevens worden enkel gebruikt voor het genereren van de vertaling en worden niet opgeslagen. AI-vertalingen kunnen fouten bevatten en mogelijk niet alle nuances of de context van de originele tekst volledig vastleggen.

Fellow Community AI Assistant  Wanneer de AI Assistant is geactiveerd, gebruikt de applicatie het Large Language Model (LLM) van Mistral. Indien de gebruiker een vraag stelt, combineert het systeem deze vraag met relevante informatie uit documenten en pagina’s waarvoor de gebruiker leesrechten heeft. Het LLM verwerkt deze gegevens om een antwoord te formuleren. De gegevens worden door het LLM uitsluitend gebruikt om vragen te beantwoorden.

Fellow LMS Course Generator  Als de Course Generator is geactiveerd, wordt gebruikgemaakt van het LLM van Mistral en HeyGen.

  • Er wordt gebruikgemaakt van het LLM van Mistral voor het analyseren van de aangeleverde tekst, het maken van de cursusinhoud en (toets-)vragen. De gegevens worden door het LLM gebruikt voor het creëren van de cursusinhoud en worden niet voor andere doeleinden gebruikt. 

  • Optioneel wordt gebruikgemaakt van HeyGen om video’s te creëren met digitale avatars en met tekst‑naar‑spraak. De ingevoerde gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het maken van avatarvideo’s. 

AI-functionaliteiten kunnen onnauwkeurig zijn of context missen.  We raden daarom altijd aan om de resultaten te controleren op nauwkeurigheid, vooral als de inhoud cruciaal of gevoelig is. De AI-systemen die wij inzetten voeren geen geautomatiseerde profilering uit, slaan geen invoer op, bouwen geen gegevensbank op en leren niet van de verstrekte input. 

Transparantieverplichting: Toelichting gebruik AI in applicaties

Fellow Digitals maakt gebruik van AI-systemen om de dienstverlening aan gebruikers te optimaliseren. In het kader van de transparantieverplichting uit de AI Act wil Fellow Digitals haar gebruikers hier zo goed mogelijk over informeren door aan te geven bij welke functionaliteiten AI-systemen worden ingezet en met welk doel deze worden gebruikt. Bij vragen over het gebruik van AI in de functionaliteiten van Fellow Digitals kan contact worden opgenomen via privacy@fellowdigitals.com.

Bij iedere functionaliteit waarbij een AI-systeem wordt ingezet, maakt Fellow Digitals dit expliciet zichtbaar binnen de interface. Zo is het voor de gebruiker direct herkenbaar dat AI wordt gebruikt. Eveneens wordt bij de door AI ondersteunde functionaliteit verwezen naar deze toelichting. 

Voor het gebruik van de AI-systemen dient de gebruiker zich te informeren over de capaciteiten en mogelijke gebruiksbeperkingen die het AI-systeem bezit. Daartoe is in de paragraaf “Functionaliteiten” een opsomming van de in de applicaties gebruikte AI-systemen opgenomen, waarbij eveneens het doel (reden) van deze systemen en de beperkingen ervan zijn toegelicht.

Disclaimer

Fellow Digitals integreert uitsluitend externe AI-diensten binnen haar applicaties. Hoewel deze systemen met zorg zijn geselecteerd, ben je als gebruiker verantwoordelijk voor de ingevoerde gegevens en het gebruik van de gegenereerde resultaten. Het wordt aanbevolen om vertrouwelijke of gevoelige informatie alleen via AI-functionaliteiten te verwerken indien dit in overeenstemming is met het interne beleid van de organisatie.

Fellow Digitals kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de verwerking van gegevens door de AI-systemen in haar applicaties en het resultaat van deze systemen. 

Vragen?

Heb je vragen over hoe we jouw gegevens beschermen of over ons gebruik van cookies en AI? Neem gerust contact op met ons privacyteam via privacy@fellowdigitals.com. We helpen je graag verder en bieden de informatie die je nodig hebt.